実践!シーズの働き方改革の進め方【働くママ&シーズの人事担当、中村愛美の人事奮闘記】 |株式会社シーズ - 岡山、広島、福山の人材サービス会社

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実践!シーズの働き方改革の進め方【働くママ&シーズの人事担当、中村愛美の人事奮闘記】

こんにちは!株式会社シーズ人財開発チームの中村です。

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クリスマスまであと数日、この時期は街も人も色めきたっていて、なんだかウキウキしちゃいますね~

中村家でも先週末に愛息のために、クリスマスプレゼントの買出しにいってきました。うちの子は、いつでもどこでも「でんちゃでんちゃ」と連呼するほど、電車が好きでたまらない、いわゆる「鉄ちゃん」でして。

今年のクリスマスプレゼントは全国の鉄ちゃんたちが愛してやまないプ○レールに決めました。きっと喜んでくれること間違いなしです。プレゼントを渡したときの、息子の顔を想像したらニタニタしてしまいます。うふふ。

去年のクリスマスは育児休業中だったので、せっせとケーキを手作りしたり、ローストビーフを作ったり、主人にプレゼントとしてマフラー編んだり(笑)と、クリスマスに対する気合が半端なかったのですが…

ワーママの今年はちょっとそこまで出来る心と時間の余裕がないなーというのがホンネ。

ケーキ=既製品!主人へのプレゼント=無し!という感じで、無理せず手を抜きながらも充実したクリスマスにしていきたいと思います。皆さんも良いクリスマスをお過ごしくださいね★

 

さて、7月から始めたこの【中村愛美の人事奮闘記】

2017年の締めくくりとなる今回は 時短を実現するための<業務改善>についてお話します!

 

 

 2017年のシーズ流行語大賞は  「 働 き 方 改 革 」

ワークライフバランス

2017年を振り返ったときに、象徴的だったキーワードは…やはりこれ!

「働き方改革」はシーズの中だけでなく、今年さまざまな場面で目にしたキーワードだったかと思います。2017ユーキャン新語・流行語大賞にも「働き方改革」がノミネートされていましたよね。

安倍晋三首相が2016年9月、内閣官房に「働き方改革実現推進室」を設置し、働き方改革の取り組みを提唱して以来、労働環境の改善は一企業だけの話ではなく、いまや国として取り組むべき課題として、広く認知されることになりました。

 

シーズでも2016年10月から「労働環境改定に伴う男女共同参画プロジェクト」を発足。当時、育児休業中であった私中村もメンバーに加わり、ワークライフバランスを実現するための様々な制度・取り組みを実行してきました。

 

▼シーズの働き方改革の詳細はこちら

働くママ&シーズの人事担当、中村愛美の人事奮闘記 第1回

 

シーズもプレミアムフライデーの導入、ノー残業キャンペーンの実施など私たち従業員にとってありがたーい取り組みや制度がこの1年で急激に整備されました。これらの取り組みにより、業務時間が適正化され、よりプライベートを充実させることができたり…と、その恩恵を多く受けることができています。

…が。正直、うーんという面も。

ぶっちゃけ、働き方改革して業務時間が減っても

全体の業務量が減る訳でないんですよねーー!!

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もっというと、各部門に課された目標数字が下がるわけでもない、当たり前ですが…

 

企業として利益を出し続けるという使命を果たさなければならない

その一方で、業務時間を短縮にしなければいけない

 

この2つの課題を両立させるにはもっと業務のやり方を見直すべきだ!

ということで、シーズでも業務改善のための様々な取り組みを実践中です、はい。

今回は、その具体的内容をお伝えしますね。

 

 

「会議」のやり方、見直さないかね?

「じゃあ、まずは何から見直します?」
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となったときに、営業メンバーがクライアントを訪問する機会や時間を短くすると、売上に直接的に影響する可能性が高い。売上を維持させつつ、業務時間を減らすためには?となると、社内での業務・作業をより効率的にする必要があります。

 

私たちがまず目をつけたのは、「会議」。

というのも、ビジネスパーソンは膨大な時間を会議に割いている実態があるからです。

NTTデータ経営研究所が行った「会議の革新とワークスタイル」に関する調査によると、会社で開催される会議の全体業務に占める割合は平均15.4%になり、業種によっては20%に上ります。

1日の実働時間を8時間とすると、その1.6時間を会議が占めているということ。
週5日勤務と考えると、丸1日会議に占めているということになります。ひぃぃー!恐ろしいー!

 

以上を踏まえて、会議についてテコ入れをすることで、手っ取り早く時短を見込めそうじゃんということで、シーズでは、会議時間短縮のためにいくつかの取り組みをしています。

そのなかでここでは3つの取り組みをご紹介します。

 

 

立ちながらスタイルの導入

立ちながらミーティング

シーズでは昨年、本社移転をしたのですが、そのタイミングで会議室に昇降式の机を導入。

それを使って、立ちながら会議を行うスタイルを導入しています。

私の体力のなさが原因なのかもしれないのですが…立ちながらの会議って、案外体力的にキツイんですよね…。スムーズに会議を終えたい、はやく座りたいという気持ちが時間経過とともにフツフツと湧いてきます。無駄なく!スピーディーに!という意識が強くなりました。

また、立ちながらの会議スタイルは単に時間短縮というメリットだけではなく、その内容も濃いものになる…という調査もあるようで。座るよりも立ちながら会議をすることで心拍数が上昇し、呼吸が速くなることで、一定の興奮状態をキープすることができ、それにより創造的なアイディアが生まれやすいとのこと。
あまり実感はないですが、まぁ確かに座ってグダグダするよりは活発な議論ができると思います。

 

 

議事録フォーマットの見直し

議事録

会議内容を共有するための議事録フォーマットにも大きな変化が…それは、人件費を議事録内に記載する、ということ。
シーズには、スタッフ・リーダー・マネージャー・ゼネラルマネージャー・執行役員という5つの職位があり、それぞれの職位で給与テーブルが決まっています。それをもとに各職位の平均時給を算出。会議に参加する人員に落とし込み、その会議でどのぐらいの人件費が掛かっているのかを見える化しました。

コストが掛かっているということを改めて認識したうえで、人件費を最小限にするにはどうすればいいか、必要最低限の人員で会議がなされているのか、無駄な時間(コスト)は生じていないかを結構シビアに考えるようになりました。また、会議で人件費に見合う成果を出すにはどうすれば良いのか、より会議の内容や議論の質を問うようになりましたね。

 

 

Salesforceの活用

Salesforce_strongpoint2

シーズでは「Salesforce」という、営業管理ツールを10年前から導入しています。
顧客である企業情報はもちろん、その企業に対してどんなアクションをしているか、商談状況(金額、成立予定日、確度、進捗など)、リード管理、日報や稟議なども管理も可能です。

データ集計機能も活用し、Salesforceを見ればすぐに現状把握ができる、分析のうえ売上予測が分かる状態にしています。そのため、会議のための新たに資料を作るという手間がかなり軽減されています。

また、Salesforceのサービスの一つである<Chatter>という社内SNSを活用することにより、事前に会議のアジェンダや参考資料を対象者に手軽に投稿することもできます。共有された側はその投稿に対してコメントをしたり、いいねをしたり…アクションを起こすことができるのです。

chatter

会議の方法を見直すにあたり、もっとSalesforceを有効的に使えないかということで、勉強会を社内で定期的に実施するようになり、この1年で活用の幅がググっと広がりました。

今後もその可能性をどんどん広げていきたいと思っているツールです。

⇒Salesforceをもっと詳しく知りたい方はこちら

 

 

業務改善は当たり前を疑うことから始まる

疑う

上記のような取り組みの結果、シーズは良い方向に進んでいるな~と思いますが、まだまだ改善の余地が大いにあります。

実は今月、シーズでは中途入社で新たな仲間を迎えましたが、その新人と話すことでそのことを改めて実感しました。

私はシーズに新卒として入社して、ある程度経験を積んでいくなかで、「これはこうしなければいけない」、「こういうやり方がスタンダードだ」という固定観念に囚われている部分が多かったなーと。

 

でもそれは他社で活躍していた中途入社者から見ると、非効率的なことであったり、もっと別の良いやり方があったり、もはや必要なかったり…私にとっての当たり前は、実は当たり前のことではないのだと気づかされました。

 

業務改善はムダを無くすこと。でもムダが多いことが当たり前になっていて、もはやそれがムダだと気づかない、気づけない。…うーん、反省です。

 

当たり前を疑う  ―業務改善の第一歩はまさにコレなのかなと改めて感じました。

本当にこの作業は必要なのか、人件費を考慮してもやるべきことなのか、もっと別の方法はないのか。

 

前述したとおり、売上を上げること、利益を出し続けることは企業の使命です。

いまこの瞬間が売り上げにつながっているのか、費用対効果を考えること。人員がかかる割に、利益につながりにくい、そういうタスクはバッサリと斬り捨てる。捨てる…という勇気も必要。

 

業務改善は一夜にしてならず。

疑いながら、トライ&エラーを繰り返しながら、シーズなりの業務改善法を確立したいと思います。

 

今回の人事奮闘記はここまで。

師も走る12月。中村も新卒イベントなんかの参加も増え、だんだんだんだん忙しくなってきましたが、皆さんも大変お忙しいことと思いますが、どうか体調など崩されないよう…

中村も元気に2017年最後まで突っ走りますーー!どすこーーい!

次回は来年1月!お正月休みを経て、気持ちがフレッシュになっているであろう中村がお送りします。

 

皆さん、良いクリスマス&お正月を~~

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